Matryca ważne-pilne, czyli jak wygrzebałam się z zaległości

Jak dobrze, że zdarzyła mi się infekcja oczu! Dzięki niej spędziłam znacznie mniej czasu przy komputerze i wygrzebałam się z codziennych zaległości. Wyprowadzając się na wieś, nie zrezygnowaliśmy w całości z naszego życia zawodowego. Śmiejemy się, że zamieniliśmy jeden etat na trzy. Obok pracy, dzięki której praktycznie żyjemy, doszły owce, działalność rolnicza i znacznie bardziej rozbudowane prace domowe. I czasami niestety wszystko się tak nakłada, że ledwo wiążemy koniec z końcem. Dlatego od jakiegoś czasu wracam do swoich zwyczajów korporacyjnych, biorę ołówek, kartkę papieru i robię mentalny porządek w mojej głowie.

 Wykorzystuję wtedy narzędzie zwane matrycą ważne-pilne lub inaczej matrycą Eisenhower'a:

Na początek dla każdego zadania z listy trzeba określić jego ważność i pilność. Za nim ustali się ważność danego działania, warto odpowiedzieć sobie, co oznacza, że coś jest ważnie lub najważniejsze (dla mnie ostatnio są to zdrowie i płynność finansowa - tak, to przez remont :-)). Segregujemy naszą listę wpisując poszczególne zadania w odpowiednie kwadraty:

Mimo że na początku wszystko wydaje się super ważne i super pilne, to właśnie dzięki określeniu, dlaczego coś jest dla mnie ważne, potrafimy rozłożyć zadania tak, żeby wszystkie pola zostały wypełnione. Na początek zabieramy się oczywiście za kwestie bardzo ważne i bardzo pilne (priorytet A), potem za te z priorytetem B i na końcu za kwestie C:

Ale uwaga - ta matryca 'żyje' i coś, co jeszcze wczoraj nie było pilne, może się nim bardzo szybko stać. Na przykład dzisiaj mamy w lodówce jeszcze 5 jogurtów sojowych dla Zosi, czyli teoretycznie na tydzień. Wystarczy jednak, że jutro Zosia zje dwa plus jeden zabierze do przedszkola i już za chwilę ich zamówienie staje się i ważne i pilne. Tym bardziej, że dostawy do sklepu są raz w tygodniu. Tak samo może się stać z zadaniami mniej ważnymi i mniej pilnymi. Wyobraźmy sobie, że nasi przyjaciele zapowiedzieli się na majówkę. W tej sytuacji, sprzątanie domku letniskowego staje się i ważne i jednocześnie całkiem pilne.

Jest jeszcze jedna kwestia, o której warto pomyśleć. Bardzo często w polu A znajduje się dużo zadań polegających na gaszeniu pożarów, a w polu B (ważne, ale mniej pilne) są rzeczy znacznie bardziej istotne. Jeżeli całą naszą energię zużyjemy na kwestie i ważne i pilne i nie zostanie nam sil na te kolejne, to za chwilę znowu będziemy gasić pożar. Dlatego pierwszą wolną chwilę wykorzystałam na wizytę z Daisy u weterynarza i wymianę opon. W przyszłym tygodniu będę miała za to więcej czasu na uporanie się z wnioskami na dotacje. Może mogłabym i poczekać, ale strasznie nie lubię robić czegoś ważnego na ostatnią chwilę. Nauczyłam się już dawno temu, że warto zostawić sobie kilka dni na rewizję przygotowanych wcześniej dokumentów.

Czasami tęsknię jeszcze za moim korporacyjnym życiem, jego zasadami i narzędziami. Strasznie lubiłam pracę z ludźmi i bycie trenerem. Dlatego nie zdziwcie się, jeżeli tego typu porady znajdziecie częściej. One działają tak samo w korporacji, jak i przy prowadzeniu gospodarstwa domowego. W końcu to też mini korporacja i mam nadzieję, że pomogą Wam wszystkim.