'Getting Things Done', czyli ciąg dalszy o wybrzebywaniu się z zaległości

Maj przeleciał mi między palcami. Praca, remont, ogród i kilka nowych dużych spraw do ogarnięcia. Bez 'pomocy naukowych' już nie mieści mi się wszystko w głowie. Pamiętacie matrycę ważne i pilne? Tak naprawdę to dopiero wstęp do porządkowania zadań. Jak już mamy ustalone priorytety, trochę łatwiej zabrać się do pracy. Zaczynać jedną sprawę, kończyć i zabierać się do następnej. Sprawnie i skutecznie. Tylko czy tak można? Można, jeżeli poświęcicie trochę czasu i energii na zastosowanie pewnych zasad. Pomoże nam w tym 'Getting Thinks Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności' David Allen.

Kiedy zaczynałam swoją pracę w korporacji, dostałam na początek trzy plastikowe tacki z komentarzem od szefa, że pierwsza jest na sprawy przychodzące, druga na te w toku i trzecia na 'do archiwum'. I generalnie wszystkie powinny być zawsze puste. Po kilku tylko tygodniach okazało się, że puste to one nigdy nie są i raczej ciężko, żeby były. Czasami miałam po prostu ochotę sięgnąć po następną tackę i chociaż w ten sposób rozładować te przepełnione. Ale jak przeczytałam książkę Allena, zrozumiałam, dlaczego dostałam tylko trzy tacki i więcej nie powinnam ich mieć.

'Getting Things Done' (w wolnym tłumaczeniu doprowadzanie do realizacji zadań) oparte jest na pięciu krokach:

1. GROMADZENIE - uchwycenie wszystkiego, co zaprząta naszą uwagę, np. niezapłacone rachunki, decyzje związane z dużymi zakupami, a nawet ubrania wymagające naprawy czy plany urlopowe. Część z nich będzie jak najbardziej materialna, ale zdarzą się również kwestie niematerialne. Jeżeli od jakiegoś czasu nosisz się ze zmianą pracy, to jak najbardziej jest to kwestia zaprzątająca Twoją uwagę. Spisz wszystko na kartce, zbierz w jednym miejscu, doprowadź do tego, że nazwiesz wszystkie te kwestie.

2. ANALIZA - określenie, czym jest każda wymieniona kwestia, co ona oznacza i co należy z nią zrobić. Po pierwsze musisz stwierdzić, czy w ogóle należy coś robić. Wiele spraw, które nas absorbuje okazuje się albo śmieciami, sprawami na przyszłość ('aktualnie nic nie muszę robić, ale w przyszłości może się to zmienić') albo kwestiami 'może/kiedyś' (do trzymania i na przyszłość, na przykład inspiracje). W ich przypadku tak naprawdę nie trzeba robić nic poza przełożeniem do odpowiedniego archiwum. Jeżeli sprawa wymaga działania, to trzeba ustalić, ile czasu zajmą najbliższe działania.

3. PORZĄDKOWANIE - podział zadań ze względu na terminy (sprawy do wykonania teraz, w niedalekiej przyszłości i 'może/kiedyś'), ze względu na możliwości wykonania ('wiem wszystko i mogę działać', 'potrzebuję jeszcze zgromadzić wiedzę'), ale również na 'sam muszę to zrobić' czy może 'mogę to delegować / zlecić komuś innemu'. Tę część lubię najbardziej. Często okazuje się, że na końcu nie pozostaje tak naprawdę dużo spraw do załatwienia. A poza tym porządek wokół, przynajmniej mnie, pozytywnie nastraja do dalszej pracy. Porządkowanie bywa również momentem, w którym wiele spraw się krystalizuje, 'układa się samo w głowie' i umożliwia szybkie dalsze działanie.

4. PRZEGLĄD - regularne przeglądanie i aktualizowanie swojego systemu. Nic nie będzie działało, jeżeli regularnie, co określony czas, nie sprawdzimy, jak nam idzie i gdzie jesteśmy. Przegląd można robić tak często, jak będziemy mieć czas, np. na początku dnia pracy i pod jego koniec, ze szczególnym uwzględnieniem spraw bieżących, żeby wiedzieć co i kiedy należy zrobić, ale również raz w tygodniu (u mnie jest to piątek) uwzględniając wszystkie 'zgromadzone' kwestie. Nawet jeżeli zamierzam coś przesunąć, to robię to świadomie. Przepisuję z tygodnia na tydzień przy okazji zawiązując nową umowę sama ze sobą co do terminu wykonania danego zadania. Niejednokrotnie samo przesuwanie niektórych zadań działa motywująco - zamiast znowu przesunąć, po prostu to zrobię i zakończę.

5. DZIAŁANIE - wykorzystanie systemu i realizacja tego, co w danej chwili jest najważniejsze. Czyli w sumie sedno, do którego od początku zmierzaliśmy. Allen radzi, żeby myśleć o działaniu w kategorii dwóch minut. Jeżeli wiesz, że coś zajmie ci właśnie 2 minuty, zrób to od razu. Jeżeli będziesz potrzebować więcej, to zaplanuj działanie na odpowiedni dla niego i Ciebie czas. Jeżeli coś zaczynasz robić, to postaraj się na tym skupić i zrób to od początku do końca. Nie rób kilku rzeczy na raz, mało kto jest naprawdę wielozadaniowy. Najczęściej takie przeskakiwanie z tematu na temat wiąże się z robieniem rzeczy, której nie lubimy. Ok, umówmy się ze sobą, że podzielimy takie zadanie na etapy. Pozwoli nam to łatwiej przez nie przebrnąć. Dzięki skupieniu na jednym zadaniu jest też mniejsze prawdopodobieństwo, że coś nam uleci. W obecnych czasach rzadko kiedy możemy sobie pozwolić na komfort wyłączenia na przykład telefonu. Jeżeli robimy kilka rzeczy na raz, bardziej prawdopodobne jest, że o czymś w końcu zapomnimy. Tym bardziej, że telefon nam cały czas przerywa. 

Dodatkowo staraj się myśleć w kategoriach pozytywnego efektu końcowego. To też pomaga. Strasznie nie lubię księgowości, rozliczania domowego budżetu i płacenia rachunków. Jeżeli umówię się ze sobą, że podzielę całość na etapy (jednego dnia rachunki do zapłacenia, drugiego rozliczenie domowego budżetu, a trzeciego ustalenie budżetu na kolejny miesiąc), to jest mi znacznie łatwiej. Zamiast ślęczeć nad czymś 3-4 godziny, robię to przez godzinę dziennie. Do tego sama świadomość, że przez resztę miesiąca będę miała spokój, motywuje mnie do jak najszybszego zakończenia całości.

Jeżeli zainteresowała Cię ta metoda, koniecznie sięgnij po 'Getting Things Done' Davida Allen. Znajdziesz tam wiele przykładów i jeszcze kilka ciekawych podpowiedzi.